oktober 2021, Publicaties

Succesvol switchen van fiduciair manager

Voor zowel een fiduciair manager als een pensioenfonds is de overstap naar een andere fiduciair manager een complex, kostbaar en tijdrovend traject. De impact op alle betrokken partijen is groot. Hoe zorg je voor de grootste kans op een succesvolle overstap en maak je een goede start met een vruchtbare relatie?

Achtergrond

Jarenlang was het erg rustig wat betreft partijen die wijzigden van fiduciair manager. Pensioenfondsen waren over het algemeen tevreden met hun huidige dienstverlener, waar vaak een langetermijnrelatie mee was opgebouwd. Daarnaast zaten zij niet te wachten op een lang, kostbaar en complex traject waarbij doorgaans externe consultants ingehuurd worden voor zowel de selectie als implementatie. Met een doorlooptijd van een jaar of langer voor grote pensioenfondsen, en met de nodige impact en risico’s, waren veel pensioenfondsen terughoudend.

De afgelopen jaren hebben er wel behoorlijk wat (grote) verschuivingen plaatsgevonden. Toegenomen regelgeving, waaronder eisen voor strakkere monitoring op uitbesteding, en meer focus op kosten hebben hierbij een rol gespeeld, evenals wijzigingen in eigenaarschap of strategie van de dienstverlener. Zo is een aantal asset managers, waaronder Robeco en AXA IM, gestopt met het aanbieden van fiduciaire dienstverlening.  Klanten van deze aanbieders zagen zich genoodzaakt op zoek te gaan naar een andere aanbieder.

Scope en impactanalyses

De implementatie van de off- en onboarding verloopt niet altijd even soepel. Het traject wordt soms onderschat doordat er te weinig tijd wordt besteed om vooraf de scope helder te krijgen. Met een onduidelijke scope is het vervolgens niet mogelijk om een gedegen impactanalyse uit te voeren, waardoor er te weinig valide uitgangspunten zijn voor een realistische planning.

De scope is dus erg belangrijk en bepalend voor de complexiteit, risico’s en geschatte doorlooptijd van de implementatie. Het gaat hierbij zowel om de scope van de dienstverlening als de scope van de beleggingsportefeuille. Zo zal moeten worden vastgesteld welke taken de nieuwe fiduciair manager naast het vermogensbeheer zal gaan uitvoeren en op welke wijze. Als het gaat om de inhoud van de beleggingsportefeuilles, is het belangrijk om duidelijkheid te hebben over de beheerde fondsen, discretionaire mandaten en de gebruikte instrumenten in deze portefeuilles. Zo is niet iedere partij direct ingericht op het administreren van onderhandse leningen of bepaalde complexe derivaten en moeten voor ‘over-the counter’-derivaten (OTC) vaak bestanden op maat worden ontwikkeld om posities en transacties op te kunnen nemen in de (schaduw)administratie.

Verder is het relevant of alle portefeuilles beheerd worden door externe managers of dat een deel ook door de nieuwe fiduciair manager zelf beheerd gaat worden. Dit laatste komt vaak voor bij liability driven (overlay) portefeuilles (LDI). Wanneer de nieuwe fiduciair manager deze portefeuille gaat beheren, zullen contracten moeten worden aangepast en dienen eventueel nieuwe clearing brokers en tegenpartijen te worden aangesloten voor de OTC-swaps die onderdeel uitmaken van de LDI-portefeuille. Een in-kind transitie van OTC-derivaten is complex en moet goed voorbereid worden.

Het kan ook voorkomen dat er een nieuwe custodian of externe manager moet worden aangesloten waar de fiduciair manager nog geen connectie mee heeft. Daarnaast vragen pensioenfondsen vaak maatwerk, bijvoorbeeld met betrekking tot rapportages, compliance restrictiemetingen of de monitoring en selectie van externe managers. In deze gevallen is regelmatig aanvullende inkoop van data en ontwikkeling in systemen noodzakelijk.

Hoe meer van dit alles onderdeel is van de scope, hoe groter en complexer het traject wordt en daarmee neemt het risico op issues tijdens het traject ook toe.

Voorwaarden voor een succesvolle overstap

Nadat de scope duidelijk en definitief is, is een goede impactanalyse nodig om te bepalen hoeveel werk, tijd en geld de implementatie gaat kosten. Op dit onderdeel gaat het ook regelmatig mis. De deadline wordt vaak te ambitieus gekozen en opgenomen in het contract, zonder dat precies duidelijk is wat er moet gebeuren.

Wanneer bij nadere analyse en afstemming van de vereisten de planning te krap blijkt te zijn, kan deze vaak niet meer worden aangepast. Het heeft dan ook de voorkeur om de definitieve implementatiedatum en fasering pas te bepalen nadat de impact voldoende duidelijk is. Het is belangrijk voor zowel het pensioenfonds, de nieuwe fiduciair manager als de latende partij, om hiervoor voldoende tijd te nemen ondanks dat iedereen de voorkeur heeft om de verandering snel uit te voeren en een nieuwe start te maken. Er kan dan ook worden bepaald wat de ‘must-haves’ zijn bij de start van de dienstverlening en welke onderdelen een wat lagere prioriteit krijgen en later mogen worden opgeleverd, zoals bepaalde aanpassingen in rapportages.

Het betrekken van de juiste resources is van groot belang voor het realiseren van een succesvolle overstap binnen de afgesproken planning. Dit geldt zowel voor het pensioenfonds als voor de dienstverlener. Van even groot belang is het tijdig betrekken van de latende partij en externe serviceproviders zoals custodians, transfer agents, dataleveranciers en externe managers. Ook moet voldoende aandacht aan een strakke aansturing van het traject worden besteed middels een goede risicoanalyse en –beheersing, en moet dit geborgd zijn in de governance van het project.

Uiteraard moet niet worden vergeten dat het opbouwen van de nieuwe relatie tijd kost. Neem de tijd om elkaar te leren kennen en aan elkaar te wennen zodat een goede en constructieve relatie kan worden opgebouwd. Probeer een professionele maar open sfeer voor communicatie te creëren. Zorg voor duidelijke afstemming en verwachtingen over en weer en leg afspraken en serviceniveaus al zo goed mogelijk vast in een Service Level Agreement en/of Operating Level Agreement voordat de dienstverlening van start gaat.

Conclusie

Ondanks dat het vaak een grote en lange exercitie is die een behoorlijke impact heeft, kan het zeker de moeite waard zijn om te switchen naar een andere, beter passende fiduciair manager en soms is er geen keuze. Dit soort trajecten zijn vrijwel nooit makkelijk en zonder problemen. Door een weloverwogen aanpak en er voldoende tijd voor te nemen, met de beschikbaarheid van de juiste resources bij alle betrokken partijen, kunnen veel risico’s en problemen echter worden voorkomen. De daadwerkelijke samenwerking tussen de nieuwe fiduciair manager en het pensioenfonds start met de transitie. Een goede, soepele transitie is daarmee die waardevolle eerste indruk, het kan de start zijn van een langdurige prettige samenwerking

november 2021
Sterke groei sustainability-linked loans vergroot aanbod duurzame financiering
november 2021
Rondetafelgesprek over beleggen in hypotheken bij de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel